فرض ازدحام بيئة العمل والضغوط المتواصلة على المدراء ومتخذي القرار أن يكون بجانب كل مدير ناجح سكرتير تنفيذي مبدع (أو مدير مكتب، أو مساعد إداري)، يعمل كمنظم لآلية نبض المكتب ويدير عملية التواصل الفعال الهاتفي والكتابي والشخصي وتنظيم شؤون المراجعين والاجتماعات متحلياً بأجمل آداب السلوك المكتبي (الأتيكيت)، بسمات شخصية متميزة تحاكي متطلبات سرعة إنجاز العمل أهمها قدرته على تنظيم المكتب وإنجاز المراسلات باللغتين ودمجها وإدارة قواعد البيانات والتصفح السريع والقراءة السريعة وإدارة المطبوعات وتوظيف أحدث التقنيات الإلكترونية في الأرشفة باستخدام الأرشفة الإلكترونية والورقية لخدمة الإدارة والمحافظة على أمن المعلومات وتنظيم شؤون السفر، وكيفية مواجهة ضغوطات العمل والإدارة الفعالة للعلاقات العامة. فأصبح وراء كل مدير ناجح سكرتير تنفيذي متميز يوكل إليه تنظيم بيئة العمل الداخلية ليتفرغ هو لإدارة وتسيير شؤون الشركة.

محتويات البرنامج

أولا: آليات التنظيم للوقت والمهام والمعلومات والملفات وبيئة العمل

• تنظيم الوقت
• تنظيم المهام
• تنظيم المواعيد
• تنظيم المعلومات
• تنظيم وإدارة الملفات والأرشفة الإلكترونية
• تنظيم بيئة العمل

ثانياً: آليات التواصل الفعال

• آداب السلوك “الأتيكيت المكتبي”
• التواصل الهاتفي باللغتين بشكل محترف
• التواصل المكتبي الأفقي والعمودي
•  أصول التعامل مع الزوار والمراجعين وكبار الشخصيات VIP
• العلاقات العامة مع جمهور المكتب
• العناية بالزبائن

ثالثاً: إدارة المكتب

• المكان
• الأثاث والموجودات
• الملفات
• القرطاسية والمطبوعات

رابعاً: الإدارة المتميزة للمراسلات

• المراسلات بأنواعها الرسمية -البريد الالكتروني– التعاميم – المذكرات داخلية…
• المراسلات الإنجليزية
• دمج المراسلات
• التنسيق بالأنماط وطرق إنشاؤها والتحكم بها

خامساً: إدارة المعلومات والأرشفة الورقية والإلكترونية

• أمن المعلومات
• قواعد البيانات
• التصفح السريع للإنترنت والبريد الالكتروني
• القراءة السريعة وفن تلخيص المراسلات
• إدارة التقارير الإعداد والتداول وآليات الاستلام والعرض والحفظ والاسترجاع

سادساً: إدارة الاجتماعات

• إنشاء أجندة الاجتماع
• أخذ محاضر الاجتماع واستخلاص قوائم المهام Action Plans
• توزيع وتداول المحاضر

سابعاً: تنظيم شؤون السفر

• حجوزات التذاكر
• حجوزات الفنادق
• تأمين المواصلات
• حجوزات المطاعم
• التوقيت اختلاف الوقت بين البلدين
• التواصل مع الإدارة أثناء السفر
• أهم المصطلحات الإنجليزية المستخدمة في الحجوزات

ثامناً: اللباس والهندام للسكرتير الناجح

المدرب: محمد صبحي آق بيق

يحمل شهادة الماجستير في إدارة الأعمال من الولايات المتحدة الأمريكية، وإجازة في اللغة الإنجليزية وآدابها من جامعة دمشق، ودراسات في اللغة العربية. يتمتع بخبرة تزيد عن عشرين عاما في كبرى الشركات المالية والمصرفية ومراكز البحوث والدراسات وتنسيق البعثات الأكاديمية الدولية في دولة الإمارات العربية المتحدة، عمل في تأسيس وإعادة هيكلة عدد من الشركات، وله إنجازات ملحوظة في وضع الخطط التسويقية والإشراف على تنفيذها وتطوير إجراءات التسويق والبيع المباشر وإدارة شركات التوظيف وقيادة وتطوير وتدريب وتأهيل الموارد البشرية ووضع أدلة إجراءات العمل ويعمل كمستشار إداري لعدد من الشركات الخليجية والمحلية.

من مؤلفاته المنشورة:

كتاب: إدارة رأس المال البشري: كيف تحول موظفيك إلى خلية نحل

كتاب: أسرار الصياغة الإبداعية التسويقية: كيف تتواصل الشركات مع جمهورها

كتاب: الإدارة الذكية لفرق المبيعات (تحت الإعداد)